客製化系統的價格，主要來自流程、資料與權限。訂單、庫存、預約看似只有幾張表，但不同人可以做什麼、資料何時扣除、錯誤如何復原，都需要在開發前定義。
用「模組、角色、流程」整理需求
模組是一組業務資料與操作，例如商品庫存、訂單或出貨；角色是不同的操作權限，例如管理者與作業人員，不是有幾個員工。流程則說明狀態如何改變，以及取消、重複操作或數量不足時應如何處理。
籃圖系統起步方案 NT$74,800 起：最多 3 個業務模組與 2 種後台角色。
包含正式登入授權、資料庫、操作紀錄、1 個基本報表、CSV 匯出與備份規劃；範圍更大的營運整合方案 NT$134,800 起。
訂單與庫存系統的估價示例
以商品庫存、訂單與出貨三個模組，配合兩種後台角色作為第一階段。若再加一個客戶資料模組與一種角色，已知範圍的建置預算約 NT$88,400～118,400，第二年基本主機與維護約 NT$16,600／年。ERP、電子發票、多倉與複雜審核未列在此例，須再估價。
哪些需求會讓估價不能只靠加總？
- 跨公司多租戶：不同客戶的資料需隔離，不是單純新增角色。
- ERP、POS 或設備串接：需確認廠牌、文件、授權與測試環境。
- 大量舊資料：欄位不一致、重複資料與核對方式會增加工作。
- 高併發與即時運算：流量、錯誤處理與效能目標須先量化。
- 金流及發票：交易狀態、退款及開立失敗都要設計處理流程。
用驗收情境，避免只驗收畫面
例如「訂單成立時保留庫存、取消後回補、無權限者不能修改售價、重複送出不能建立兩筆訂單」。把這些情境寫入驗收，才知道後台能否處理實際工作。可操作的展示模板能協助溝通，但瀏覽器示範資料不等於正式伺服器系統。
主機、備份與新增需求怎麼列？
先確認容量、使用人數、備份頻率、復原分工、支援時間與原始碼交付。基本維護處理約定範圍內的異常；新欄位、新流程、第三方串接及大改版應先評估再安排。首次討論請提供去除客戶個資的資料樣本。